Legge 244 del 24 dicembre 2007 (Legge finanziaria 2008) e ss.mm.ii. istituisce l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione.
DMEF 3 aprile 2013 n. 55 decreto attuativo della Legge numero 244 del 2007 fissa al 6 giugno 2014 la decorrenza dell’obbligo della fattura elettronica nei rapporti economici verso la Pubblica Amministrazione Centrale e stabilisce le regole in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica della quale definisce il formato.
Decreto Legge 24 aprile 2014, n. 66 anticipa al 31 marzo 2015 il termine di decorrenza degli obblighi di fatturazione elettronica per tutte le Amministrazioni dello Stato (centrali e locali) non comprese nella scadenza del 6 giugno 2014.

L’invio della fattura elettronica alla pubblica amministrazione centrale (Ministeri, Agenzie Fiscali, Scuole ed Enti Previdenziali) è diventata obbligatoria il 6 giugno 2014 (DM 55/2013). A partire dal 31 marzo 2015 l’obbligo sarà esteso a tutte le altre amministrazioni dello stato (DL 66/2014).

Per legge le fatture elettroniche possono essere trasmesse alle Pubbliche Amministrazioni destinatarie esclusivamente tramite il Sistema di Interscambio (SdI). Lo SdI è un sistema informatico in grado di:

• ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA,
• effettuare i controlli sui file ricevuti,
• inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.

Il gestore del Sistema di Interscambio è l’Agenzia delle Entrate.

La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni dello Stato. Le caratteristiche della FatturaPA sono le seguenti:

• è rappresentata da un file XML (eXtensible Markup Language) nel formato definito nell’allegato A del DMEF 55/2013, l’unico a essere accettato dal Sistema di Interscambio,
• autenticità dell’origine e integrità del contenuto sono garantite tramite l’apposizione della firma digitale dell’emittente della fattura,
• la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura (codice iPA) riportato nell’ Indice delle Pubbliche Amministrazioni.

L’iPA costituisce l’archivio ufficiale contenente i riferimenti delle pubbliche Amministrazioni. Il codice iPA è il codice che identifica univocamente, all’interno di una Amministrazione Pubblica, l’ufficio deputato al ricevimento delle fatture elettroniche. Si tratta di un codice alfanumerico (composto da lettere e numeri) lungo 6 caratteri ed è utilizzato dal Sistema di Interscambio per instradare correttamente le fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie. Tutte le amministrazioni dello stato sono obbligate a comunicare ai propri fornitori il codice univoco dell’ufficio di fatturazione, oltreché i dati necessari ad una corretta emissione delle fatture elettroniche. In ogni caso i codici iPA possono essere ricercati dal sito ufficiale dell’indice delle Pubbliche Amministrazioni raggiungibile al link http://www.indicepa.gov.it .

Il codice iPA non è l’unico codice obbligatorio da specificare in fattura. Ai fini della tracciabilità dei pagamenti da parte delle pubbliche amministrazioni, il DL 66/2014 ha stabilito come obbligatori (tranne i casi di esclusione dall’obbligo di tracciabilità) i codici CIG – Codice Identificativo di Gara e CUP – Codice Unico di Progetto. Seppur lo SdI accetti e consegni fatture elettroniche che non riportano i suddetti codici, in assenza di CIG e CUP la Pubblica Amministrazione potrebbe rifiutare la fattura.
In alcuni casi, al fine di identificare il capitolo di spesa cui la fattura si riferisce o per individuare la sede amministrativo-contabile competente, alcuni enti chiedono di compilare il campo RiferimentoAmministrazione con appositi codici. La mancanza di tale dato, qualora sia richiesto, potrebbe portare alla mancata accettazione e liquidazione della fattura. Per questo motivo consigliamo di visitare sempre il sito dell’ente destinatario di una fattura prima dell’emissione del documento elettronico.

Ai sensi dell’articolo 1, comma 209, della legge n. 244 del 2007 (Legge Finanziaria 2008), è obbligatorio conservare elettronicamente le fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione. Di conseguenza è necessario inviare le fatture elettroniche in un sistema di conservazione digitale aderente alle regole tecniche in materia di conservazione predisposte dall’AgID e ufficializzate col DPCM 3 dicembre 2013.
Clapps Invoice PA offre la gestione sia del processo di fatturazione elettronica, sia quello di conservazione digitale di fatture e ricevute trasmesse dallo SdI.

D.Lgs. n. 82 del 7 marzo 2005 Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) traccia il quadro legislativo entro cui deve attuarsi la digitalizzazione dalla pubblica amministrazione.
DPCM 3 Dicembre 2013 regole tecniche in materia di sistema di conservazione, istituisce il ruolo del responsabile della conservazione definendone compiti e responsabilità e stabilisce i requisiti che il sistema di conservazione deve garantire
DMEF 17 Giugno 2014 rende note le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, introducendo importanti semplificazioni ai processi di dematerializzazione della documentazione fiscale

Si.
La distruzione dei documenti analogici è consentita solo dopo il completamento del processo di conservazione.

Il processo di conservazione termina con l’apposizione della firma digitale e di un riferimento temporale opponibile a terzi (marca temporale) sui pacchetti di archiviazione.

La conservazione deve essere effettuata entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4- ter del DL 10 giugno 1994, n. 357 (entro 3 mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni).

Tra gli obblighi previsti dalla normativa c’è quello di nominare un Responsabile della Conservazione. Il Responsabile della Conservazione ha il compito di definire le caratteristiche e i requisiti del sistema, gestire il processo di conservazione garantendo nel tempo la sua conformità alla normativa vigente, generare il rapporto di versamento, generare e sottoscrivere i pacchetti di archiviazione, monitorare il corretto funzionamento del sistema, verificare periodicamente l’integrità dell’archivio e la leggibilità dei documenti (art. 7 DPCM 12 dicembre 2013).

Le nuove regole tecniche hanno reso obbligatoria l’adozione del Manuale della Conservazione. Il Manuale della Conservazione è un documento informatico che dovrà illustrare dettagliatamente i ruoli, le responsabilità, gli obblighi e le eventuali deleghe dei soggetti coinvolti, le tipologie dei documenti conservati, il processo di conservazione e di trattamento dei pacchetti di versamento e archiviazione, le procedure per la produzione di duplicati o copie, le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti, nonché le infrastrutture utilizzate e le misure di sicurezza adottate.

Entro 30 giorni dalla data di inizio della conservazione digitale è necessario comunicare all’Agenzia delle Entrate il luogo di conservazione elettronica delle scritture contabili, nonché dei registri e degli altri documenti rilevanti ai fini fiscali (luogo di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti).
Annualmente il contribuente deve comunicare che effettua la conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari in modalità digitale nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.

Il contribuente deve procedere al pagamento dell’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti (fatture, libri, registri) in modalità esclusivamente telematica e in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio. Per libri e registri l’imposta di bollo è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse.